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规章制度

山东交通学院继续教育档案管理规定

时间:2014-12-24 访问人数:

 

成人高等教育(函授)档案是函授教育工作的真实记载,对积累函授教育工作的经验及成果,总结和改进函授教学工作,提高管理工作的科学化、规范化水平具有十分重要的作用。为加强函授教育的档案管理工作,制定本规定。

一、档案范围

函授教育档案主要包括以下几个方面内容:

(一)教学管理文件材料

1、上级下达的有关教学工作的文件。

2、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、简报、总结、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料。

3、各专业教学计划、各学期函授集中教学活动的有关材料(工作计划、课程表、任课教师和管理干部名单、各专业年级试题及试卷分析和使用情况等)、教学研究及各类统计报表等。

(二)学籍管理文件材料

1、新生入学录取名单及考生信息表

2学员登记表

3、学员考试成绩单、毕业生成绩登记表

4、学员学籍变更材料。

5、学员奖励、处分材料

6、毕业生材料(毕业生登记表、毕业生名单、毕业证书发放记录、毕业生质量调查等)

7、毕业生档案交接记录

8、有关函授生学籍处理的规定、通知、报表等。

(三)学位管理文件材料

1、上级有关学位工作文件

2、学校学位评定条例、办法及计划、总结。

3、学校授予学位人员名单及学位证书发放记录

4、本科优秀学士学位论文

(四)教材管理文件材料

1、历届各专业年级使用教材目录及教材。

2、函授自编、主编教材与教学指导书、习题集和参考资料等。

3、教材发行及教材费收缴、支付、结算帐目。

4、函授教材编写稿酬发放存根

5、函授教材管理规定、报表等。

(五)招生管理文件材料

1、上级有关招生工作各类文件材料

2、招生计划、报告(申报、审批、备案表)、各主管部门批准的计划表。

3、学校招生工作的规定、通知、简章、总结等。

(六)培训管理

1、计划、报告(申报、审批、备案表)、各主管部门批准的计划表、校内培训审批材料。

2、培训学员名单

3、学员培训成果(论文、实习报告、实践报告等)

(七)设备及音像资料

1、办公及教学仪器设备购置审批及建档材料

2、重要会议、集中教学活动有关照片、录音和录像材料等

3、音像教材、多媒体课件。

二、管理办法

(一)根据档案管理制度,实行分类、专人规范管理。档案的管理应依据学校档案管理的有关要求,将学校和部门归档自存的材料,分别整理,按时移交到有关部门归档。

(二)按照岗位分工,岗位工作人员应将自己经手的所有具有保存价值应归档的材料收集齐全,并进行初步分类,并及时将档案资料交档案管理人员。

(三)档案管理人员将应归档的材料收集齐全,并进行初步分类鉴定,每卷内容进行排序,按档案管理要求编目,做到完整、准确、系统。有关具体要求参照学校档案归档要求执行。