您现在的位置: 首页>> 学院概况>> 规章制度
规章制度

继续教育学院(职业技术学院)财务管理制度

时间:2017-12-19 访问人数:

 

为贯彻落实《中共山东交通学院委员会关于进一步加强校办企业财务管理的意见 》(鲁交院党发[2016]89号)文件精神,培养现代财务管理观念,强化财务管理主体意识,加强财务管理监督执行力,结合继续教育学院(职业技术学院)工作实际,特制订本制度。

第一章 总则

第一条 继续教育学院(职业技术学院)(以下简称“学院”)为学校非独立核算二级学院,内部设立财务部,配备两名以上专门财务人员。财务部负责学院财务管理制度的建立及解释,定期组织学习财会法规和学校各项财经制度,严格执行学校财务相关制度、条例和办法等规定。学院财务管理工作包括日常收入、支出业务的统计、初步核算,相关单据整理、上报学校财务处,固定资产管理等。

第二章 会计核算

第二条 严格执行学校会计核算制度,规范财务业务流程,如实进行经济事项的会计核算,严禁截留、隐瞒和坐支各项收入,严禁设置“账外账”。会计业务产生的各种会计凭证、其他会计资料的内容和要求必须符合《会计基础工作规范》、国家会计制度和学校的有关规定,不得伪造、变更会计凭证和会计账簿,不得报送虚假的会计报表。进一步完善内部成本核算制度,实现全成本核算。

1.收入核算:所有收入结算时必须开具发票或学校收据;当日收入,当日结清,上交到学校指定账户。

2.支出核算:日常支出严格执行国家相关法律、法规,严把报销手续关,严格执行学校的差旅费报销、业务招待费报销、薪酬管理等相关财务制度。检查原始单据的真实性、上网查验发票真伪,核对相关签名,标明资金用途;整理黏贴后上报学校财务。

3.往来账项核算:对各相关部门、单位临时挂账业务,及时转单、核算,按期结算。

4.做好税务申报、核算、认证、抵扣工作。

5.做好内部核算数据统计工作、认真核算内部经营成本。定期分析成本构成因素的变化,及时会同各相关部门分析造成变化的原因,向领导汇报成本变化情况,努力降低成本。

第三章 财务审批

第三条 严格执行学校有关大额资金支出审批制度,大额资金支出依照学院内部认定的大额标准,按领导职级分配审批权限。

1.1万元以内由部门负责人审批,1万元以上由院长审批,5万元以上或金额不足5万元但已形成专项支出的,需经学院党政联席会形成集体决定后执行。

2.学院内部一切事项报销的单据均须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准,任何不符合报销规定的单据财务部有权拒绝。

3.日常零星支出由经办人归集并整理原始凭证,部门负责人签字,财务部门审核,经院长批准后方可支付。

第四章 资产管理

第四条 固定资产管理。

设立专职固定资产管理员,接受学校资产处直接领导,对学院所有购入固定资产均做到购入前按规定申请,批准购入后,及时录入学校资产管理系统,财务凭资产管理系统入账单据办理购入资产入账手续,有质保金的需按明细记入质保金备查记录,做好质保金的收付记录。资产管理员定期核查资产使用情况,及时报告在用、报修、及需报废的资产状况。资产的报废及处置,严格按学校规定程序,配合资产处人员办理。财务部做好报废资产残值的回收及上缴工作。

第五条 材料管理。

材料管理包括材料采购、入库、出库和盘存的管理。采购部负责学院各项采购任务。

1.一般采购应根据各部门上报的已报批的计划购买;大宗采购按报批计划应在询价基础上研究对比确定采购价。

2.日常小额材料的购入、使用、结存等过程全面实行计算机管理。坚持日常采购有两人以上同时办理;材料入库坚持采购员、保管员、部门验货员同时验货后办理入库手续;材料出库,坚持经部门负责人同意后,领用人再到仓库领货并在出库单上签名,手续完备,保管员才能发货。

3.材料的购入要当日入库,当日录入电脑系统,凭报请院长签字批准后的购货发票及电脑入库明细单据,办理财务入账手续。月末根据部门负责人审查批准的出库领用单据计算、复核后填写转账说明,报请院长批准后,上报学校财务计入当期成本。月末按时对在库材料、在用材料进行实物盘存,并填制盘存表。由保管员、相关责任人、部门领导审核后签字确认。盘点要做到账实相符。

4. 食品采购原则上以品牌和大商家供货商为主。采购合同应包含商品定价、供货时间、供货质保金、货物的质量要求及相关检验检疫证明等。厨房生鲜材料的采购,根据库存量,遵循最小库存原则,每天晚上上报经部门负责人批准的采购计划,采购部必须在第二天早餐前完成采购任务。油类,米面等大宗非时效性商品采购,由厨房提前提交采购计划,采购部以市场询价方式确定供货商,签订供货合同。

第六条 货币资金管理。严格遵守相关现金管理制度,库存现金不得超过定额。对所有收入结算时必须开具发票或学校收据。当日收入,当日结清,并上交到学校指定账户。按照相关管理制度的要求做到现金的日清月结。

第七条 应收账款管理。对临时挂账业务,及时转单,及时核算,按期结算。一般业务挂账应收期限为30-90天,培训班费用结算(含教材费,资料费,培管费等),为180天,最长不超过360天。对临期账务由财务部门提醒相关业务人员及时处理,提醒后仍不能结清的,由财务部提请学院党政联席会,做出处理并追究相关责任。

第五章 内部控制管理

第八条 完善内部牵制制度,内部稽核制度。将不相容职务分由不同部门或岗位的人担当,以达到牵制目的。包括批准(授权)与执行职务相分离;执行与会计记录职务相分离;财产保管与财产的会计记录相分离;出纳职务与日记账和总账登记职务相分离;财产保管职务与财产账实核对职务相分离。

1.前台设置收银员岗位,财务设置出纳员岗位,制单报账员岗位,每笔现金收入业务至少要进过3人收款、复核、制单入账。

2.支出业务的办理,按照学院日常费用报销管理办法执行,一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准,任何不符合报销规定的单据财务部有权拒绝,各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。报销人在报销前必须事先整理好各类单据,首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类,然后按照一定的标准清晰准确的粘帖报销单据,并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰,粘帖不规范的财务部可要求对方改正,不改正的有权予以拒绝受理。

3.因工作需要事前预借款的,必须填写借款单或支票使用申请单,写清借款原因、预计的金额和还款日期,财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、财务部主任和院长签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后经财务人员提醒,督促仍不能还款或报销的,应由学院党政联席会做出处理决定。各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得票据并当月报销(特殊情况除外),经办人有及时催收票据的义务。

4.加强风险管理,建立风险预警机制,一旦发现风险苗头,财务部应及时向管理层提示经营风险和财务风险。

第六章 财务保密

第九条 学院财务秘密关系学院切身利益,依照特定程序确定,财务保密范围包括但不限于:会计凭证、账簿、报表、财务情况说明书(财务会计报告)、经营意向、决策资料、财务安排、财务会议记录、财务规章制度、证件、印章、会计数据、会计资料及其会计载体(包括计算机、税控装置及程序、电算化程序、备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等)、财务设备等。对涉及本单位财务保密的资源,财务人员依职级享有知情权和管理权。对于账务处理系统密码以及财务保险柜、文件保密柜等财务专用设备,其使用人必须牢记使用密码,专人专用,但使用人必须将其操作密码和一把备份钥匙交财务负责人封存保管。财务人员均有保守学院财务秘密的义务。

1.对于保密文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:

1)非经院长批准,不得复制和摘抄;

2)收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

3)在设备完善的安全装置中保存;

4)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件;

5)确定会议内容是否传达及传达范围。

2.财务人员必须严格遵守国家规定的《保密守则》,做到以下几点:

1)不该说的机密不说,不该问的机密不问,不该看的机密不看,不该记的机密不记;

2)不随便翻阅与已无关的文件,不把密件带回家中或带到公共场所,不私自抄录、保存秘密材料,不把秘密材料给不该看的人阅看,私人通信不涉及秘密。

3)未经许可,不准复印、翻印和照抄秘密文件。

4)不得在普通电话、明码电报、普通邮件传达、发送秘密事项。

5)处理废旧报表、文档、资料应进行严格检查后,使用碎纸机处理。

6)对违反保密法规或保密纪律,造成失、泄密事故的要进行严肃处理。

第七章 财务档案管理

第十条 依据财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》建立档案管理制度。学院作为非独立核算二级学院,所有原始单据都随报销凭证,及时上交学校。学院自有会计档案主要包括材料的出、入库电子档案、月末导出的库存材料盘存表。材料出、入库系统置于前台入住系统总服务器内,数据长期保存。月末盘存表按月导出打印纸质版,并由保管员签字,留存在财务部门,按照学校规定的期限保存。

第八章  附则

第十一条 本制度自公布之日起实施,由学院财务部负责解释。