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山东交通学院自学考试档案管理工作条例

第一条  为规范我校高等教育自学考试管理工作,实现档案管理工作的规范化、制度化,根据《普通高等学校档案管理办法》制定本条例。高等教育自学考试管理档案是指学校在教学活动中形成的有保存价值的档案资料,包括学生档案和教学档案两大部分。
第二条  学生档案的范围包括新生登记表、入学体检材料、学习成绩记录等个人档案等。
第三条  学生在校期间形成的档案包括学生学习成绩档案。
1.学生成绩登记表;
2.学生综合测评及学期、实践课程考核评议形成的材料;
3.学生获得学校及校级以上表彰奖励形成的材料;
4.学生受到学校纪律处分和不良信用记录形成的材料;
5.学生担任班级以上学生组织及其他社会职务形成的材料;
6.学生参加党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会等会议形成的代表、委员的简介、政绩等社会活动的情况材料;
7.学生获得助学金、助学贷款,参加勤工助学,获得学费等减、免、缓、补等接收经济资助的材料;
8.学生毕业体检材料;
9.学生参加学校教育、教学活动的材料;
10.学生加入党、团组织和参加活动形成的材料;
11.其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第四条  教学档案的范围包含:
1. 上级教育主管部门下达的政策性、指导性教学文件及有关规定;
2. 学校制订的各项教学文件和教学规章制度;
3. 教学基本建设的各种规划和计划、师资培训计划和实施情况、教育资源(含教学设施及仪器设备等)统计材料;
4.教学工作计划和总结;
5. 校历、教学进程表、总课表、教师聘任记录及课程表、学期授课计划、课程教学总结等;
6. 自考课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文);
7. 学生花名册、学籍变动情况、学生成绩;
8. 教学研究计划、行业(或区域)经济教育调研报告与资料、教学改革实施方案及总结、典型经验材料和教学研究刊物、学报、简报等;
9.教案、自编教材(或讲义)、教学参考资料、实验(实习)方案、课程设计、试题库(试卷库)及电子版本等;
10. 教师业务档案,包含教师基本情况登记表、教案及教学工作小结、教师考核资料、教学工作和工作量统计表等。
第五条 档案管理机构由教学部负责。
1. 档案按类别编目造册及归档;
2. 档案管理人员必须及时收集和整理各种学生档案和教学档案。
3. 教学档案管理人员应按学期按目录对教学档案进行收集、整理,并立卷。
4. 教学档案管理人员应对档案妥善保管、防止档案霉烂、人为损坏、或流失等。
5. 档案室或档案橱柜应有防火、防盗等措施或设施。
6. 档案管理人员应定期对档案室以及所保存的教学档案进行检查,并认真填写管理记录。
7. 借阅教学档案,须经档案管理部门或教务处负责人同意,并填写《教学档案借阅登记表》,说明借阅的事由和借、还日期。借阅人员对借出的档案应妥善保管,不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。
8. 查阅教学档案资料,须经档案管理部门负责人同意,并由档案管理人员下架、开卷。
9. 借阅和查阅过程中,造成档案损坏,损失等情况,应立即报告档案管理部门。
第六条 自考学生档案中的五五课程实践考核评价材料应保管至学生注册5年后方可相关部门予以处理。