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继续教育学院(职业技术学院)部门设置及职责范围

  一、直属部门
   (一)综合办公室
   负责学院制度建设和完善工作;负责学院文化建设策划与落实,统筹学院各方面宣传报道工作;负责起草学院工作计划,组织学院各部门落实学院的工作计划并做好工作总结以及学院年鉴的撰写工作;负责上级文件的上传下达和信函的签收、登记、送批、传阅、承办和催办等工作;负责组织学院各种会议,做好会议纪要;负责学院的信息和统计数据核查等工作;负责学院各类文书档案的管理和使用,组织指导各部门文件、资料的立卷、归档工作以及“档案管理系统”管理工作;负责学院固定资产和设备的采购、维修、管理工作;办公用品、书籍、刊物、报纸的购置、登记、分发等工作;负责学院印章、钢印的管理使用;负责学院工作人员的考勤管理工作;负责学院新闻稿撰写;协助财务管理办公室做好学院财务管理工作。
   (二)财务管理部
   职责见财务管理制度
   (三)后勤保障部(人力资源部)
 
  1.负责培训中心餐饮、客房、培训教室的管理工作。
   2.负责培训中心的定编、定岗,人事安排,员工业务指导、培训、思想政治教育工作。
   3.负责维修、水暖电气等保障工作
   4.完成领导交办的其它任务,协助其它部门共同做好有关工作。
   (四)事业发展部(国际项目部)
1.协助院长做好外联及业务拓展工作。
2.做好研究生、留学服务、成人学历+技能培训等新开展项目的开拓及管理工作,考察成熟后设立项目组并选派项目负责人。
3.涉外新项目拓展工作;涉外项目申请、审批的组织工作;合作机构考察、考核组织工作;已有涉外项目的检查、监督工作;涉外招生拓展的组织与管理工作;学员出国服务的监督管理工作;受理违规办学举报工作。
4.对外联系交通运输部管理干部学院、省交通厅及各业务局处、省人社厅、省民政厅、省交通与物流协会等。
5.完成领导交办的其它任务,协助其它部门共同做好有关工作。
   二、学历教育管理部
   自学考试管理办公室(建议2017年年底成立)
   (一)招生办公室
   招生办公室主要负责学历教育的招生服务、函授站的服务管理以及学位管理工作。
1.学历教育的招生服务
(1)认真贯彻落实教育部、省教育厅及学校的有关方针政策,建立完善具有山东交通学院特色的招生工作机制,实现招生拓展工作制度化、规范化、常态化。
(2)根据教育部有关规定,完成每年级招生计划、招生简章、函授站备案信息、录取信息及年报年检招生部分的上报工作。
(3)制定、实施招生拓展方案。
(4)建立健全招生宣传与咨询。
(5)负责函授学生入学的各项工作。
(6)负责招生相关资料的保存、归档。
2.函授站的服务管理
(1)认真落实教育厅政策,严格规范学习中心招生秩序。
(2)引领服务,建立函授站的常态交流机制。
3.学位管理
(1)根据教育厅、学校的有关规定,制定成人高等教育学士学位工作细则。
(2)负责成人学士学位的审核与授予。
(3)负责做好对申请我校成人学士学位毕业生的资格审查、考试、授予学位等工作。
(4)组织学位外语考试报名。
(5)协助教育厅做好学位外语考试各项考务工作。
(6)国务院学位办的电子注册工作。
   (二)学籍服务办公室
    学籍部主要负责全校成人教育的学籍管理服务工作,以及继续教育终身学习体系的建设工作。我们将遵循把学籍的概念渗透到学生学习全过程、纳入终身学习服务体系建设的指导思想,努力实现学籍管理向学籍服务的转变、实现学籍工作由入口出口向招生教学教务全过程的延伸、实现为学生提供一时学习服务到提供一生学习服务的转变的工作目标。工作职责主要包括:
1.成人教育学籍管理服务
(1)新生报到注册、入学管理。
(2)成人教育教育部电子注册。
(3)学籍勘误、学籍异动。
(4)专升本类学生资格审核、线下注册。
(5)成人教育照片采集。
(6)毕业审核、毕业注册、毕业手续办理。
(7)档案管理。
(8)成人教育信息服务平台建设与管理。
2.继续教育终身学习体系建设
(1)继续教育终身学习服务平台建设与管理。
(2)优秀毕业生评选等相关工作。
(3)延伸学习服务等毕业生追踪服务。
(4)面向行业、企业的定制式学籍管理服务。
3.其它
(1)学籍管理服务的制度建设。
(2)学籍管理服务平台和网站的管理。
(3)各类证书(证明)的补发工作。
(4)面向函授站、办学学院、机构的学籍管理服务培训、咨询与指导工作。
(三)教学办公室
1.资源建设
(1)成人教育资源建设,包括课件资源、教材、自学指导、题库建设、辅导教学资源建设。
(2)专业及特色专业建设。
(3)精品和特色课程资源建设。
(4)服务于全校学历教育、非学历教育和培训工作的资源建设。
(5)网络与成人教育平台、网站和课程开发平台的建设与管理。
2.日常教学管理
(1)成人教育教学计划、专业建设实施方案审定。
(2)成人教育函授站教学情况检查;执行计划的制定与修改、教学任务下达、基本信息收集、课件任务的安排。
(3)教学档案管理。
3.教学支持服务
(1)在线非实时和实时教学辅导的组织和管理。
(2)学前培训与辅导,电话、网站、电子邮箱、短信等形式的支持服务。
(3)面向行业、企业、地方办学的教学支持服务。
(4)毕业和实践环节的组织考核和评优管理。
(5)学生活动组织与优秀学生评选。
4.考试和成绩管理
(1)免修免试的审查。
(2)成人教育函授站和学院考试安排审核、巡视、作弊处理。
(3)考务工作,试卷组题、阅卷、登分。
(4)成人教育成绩分析统计、监督检查,成绩档案管理。
5.教学改革与教学研究
(1)按照教学规律要求和教学工作基本流程,制定相应的规章制度,规范教学管理的各个环节。
(2)成人教育科研课题的设立、审定、管理以及工作中遇到的问题而进行的教学科研活动安排。
(3)推进成人教育网络化改造。
(4)优秀函授站建设。函授站评优和业务培训。
6.教育评估、年报年检  
(1)按照我校及上级教学行政主管部门的要求对成人教学的日常教学效果评估。
(2)按要求对成人教育的函授站进行教学评估。
(3)年报年检的总体分工、数据校验。
(4)自查报告的撰写修改。
(5)年报年检材料的整理上传上报。
   (四)资源建设与技术服务办公室
    资源建设与技术服务部承担着我校所有继续教育的网络资源建设与技术支持工作,围绕如何为师生和教学管理做好技术服务,主要工作职责如下:
1.资源建设。课件资源的录制、剪辑、发布、备份、管理。参与网络资源平台的规划、研发、建设、优化、服务。
(1)负责联系教师,排课,指导教师如何使用课件录制系统,课件剪辑。
(2)课件录制设备与演播室设备维护。
(3)参与业余时间值班,满足教师录课要求。
(4)负责与教学部衔接,确保课件制作进度。
(5)课件素材管理,课件母盘管理。
(6)非线编,精品课件,视频美化与特效。
(7)建成后的全自动录播室的视频导播。
(8)负责设备资产管理,档案管理等。
(9)设计、规划、监控课件制作流程,保证课件制作的质量;分析课件资源的使用效果与反馈信息。
(10)课程建设综合管理,教育课件制作技术的规划与升级,达到教育厅和国际课件标准,方便老师录制,做出交院特色。
2.网络运行、网络平台的建设与维护,确保软硬件设施安全、稳定、高效运行,确保学生的学习访问质量。
(1)信息安全,全部设备巡检与安全。
(2)技术服务。课件服务、实时交互与网络运行技术支持。课件的整理上传,实时辅导,回放课件。远程教学其他环节的实时交互。即时回答解决函授站和学生学习中遇到的技术问题。
(3)网站管理,学院网站内容管理,与页面表现。设计美化课件、网站。
(4)平台运行,对外协调:联络平台设计方、学校信管办、移动营业商等,申请ip,域名,邮箱,及各供应商的售后服务。
(5)网络推广系统设计,规划与升级,网络服务综合管理,网络推广技术的规划与升级,做出交院特色服务。
3.技术支持。为学生学习和全院业务发展提供技术支持。
(五)自学考试办公室
1.负责制定有关自考强化能力培养考核工作的管理实施办法及各项管理规定。
2.负责山东交通学院拟增加自考强化实践能力培养考核专业的论证及申报。
3.负责制订自考招生计划,自考课程的教学计划。
4.负责督办自考的课程建设,包括组织相关教师编写课程教学大纲、教案、实验实习方案、试题库、单元测验、作业等。
5.负责教学管理平台的管理及使用。
6.负责采集自考新生电子数据、新生注册和考试报名、办理准考证等工作。
7.负责核算考核费用及学费分配比例。
8.负责自考学生的成绩管理和毕业材料的审核工作。
9.负责对自考教学管理和日常学生管理工作的监管。
10.相关档案建设工作。
11.对外联系省考试院、市自学考试办公室。
三、非学历培训管理部
    非学历培训管理部主要负责学校在非学历教育、对外合作与培训网络平台建设、远程培训等方面的工作;负责全校非学历教育项目的设计、立项等审批工作,并组织、支持相关单位共同开拓培训市场;代表学校颁发各类培训证书,监督和规范全校各办学单位的培训办学活动,查处违规办学行为;代表学校整合优质资源积极培育新的培训项目,条件成熟后逐步转化给相关部门;
   (一)综合培训办公室
1.负责制定学校有关非学历培训、对外合作等方面的规划 ,制定有关非学历、对外合作等方面的政策,搭建培训网络平台。
2.负责管理面向学生及社会人员开展的各类培训,做好培训计划、工作总结、工作简报,有针对性的设立培训项目部并选派项目负责人。
3.负责培训的规范化建设,编制各种培训的有关规章制度和管理文件,组织专家进行项目论证与申报,经学院批准后,组织实施。
4.配合国家相关部门工作,承担各类职业技能培训任务。
5.负责培训的日常管理工作,了解学员学习生活情况,及时解决学习中出现的各种问题。
6.负责各有关培训、鉴定考试费用的收取、上缴、结算等工作。
7.负责培训相关资料的归档工作。
8.完成领导交办的其他工作任务。
(二)师资培训办公室
1.国家、省中高职教师培训管理工作。
2. 组织专家进行项目论证与申报。
3.培训计划、工作总结、工作简报。
4.培训学生注册管理、证书、生活、学习管理与协调。
5.培训调研、科研工作组织管理。
6.新增培训项目的宣传策划、招生工作。
7.相关档案建设工作。
8.对外联系教育部国培项目管理办公室、教育厅教师工作处、山东省交通与物流协会等。
9.承接的各类考试、社会活动组织协调工作。