为了加强档案管理工作，实现档案规范化管理，完整、系统地保存我校成人高等教育从招生录取、学籍管理到整个教学工作中形成的各类资料，充分发挥其在招生工作、教学管理、教学活动、根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第 27 号令）及《山东交通学院档案管理办法》等法规，结合学院实际，特制订本办法。
第一章 总 则
第一条 成人高等教育教学档案是学院在招生、录取、学籍管理、教学管理、教学实践和教学研究过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是衡量成人高等教育工作管理水平和质量的重要标志，也是教学检查和教学评估的重要依据，它起着凭证、依据、咨询和史料等重要作用。
第二条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校改革与发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》，承担保护和移交档案的义务。
第三条 学院各门类、不同载体的档案必须遵循真实性、完整性、及时性、规范性原则。
第四条 档案管理工作应做到制度化、规范化和科学化。学院各部门应由专兼职人员负责档案的管理、监督和检查工作，材料的收集、归类、装订、移交及保管工作职责明确到人；配置专用档案资料柜，使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。
第二章 人员设置
第五条 学院要确定一名负责人分管档案工作，并配备至少一名兼职档案人员负责本单位（部门）档案的收集、整理、立卷和移交工作。
第六条 档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。档案员队伍应当保持相对稳定。
第三章 归档范围及期限
第七条 对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类，主要包括学院党委、纪委、工会、团委、妇委会、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的年度工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
（二）行政类，主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；各行政职能部门的年度工作计划、总结；上级机关关于学校行政管理的文件材料等。
（三）教学类，主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
（四）科研类，主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
（五）基本建设类，主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
（六）仪器设备类，主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
（七）外事类，主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料。
（八）财会类，主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
（九）声像类，主要包括学校各项活动中形成的以及与学院有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。各类档案具体归档范围按照《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。
第八条 档案管理实行材料形成部门、课题组立卷的归档制度。各部门、各课题组的兼职档案工作人员应当按照学校档案整理归档的有关要求，组织本部门或本课题组的教学、科研、管理等人员及时整理档案。
（一）按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷。
（二）编制相应的页号或者件号。
（三）完成信息著录，制作规范的卷内目录、备考表。
（四）交本单位（部门）档案工作负责人检查合格审核签字，移交档案馆。
第九条 归档的文件材料原则上要求是原件，内容真实无误，字迹工整、清晰、纸张整齐；禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等）；具有凭证作用的文件材料须加盖印章。应质地优良、书绘工整、声像清晰，具体要求按学校文件材料立卷归档制度执行。电子文件的归档要求按照《山东交通学院电子文件归档管理暂行办法》（鲁交院发[2004]26 号）执行。
第十条 凡电脑打印的纸质教学资料，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。
第十一条 档案材料归档时间：根据学校规定，部门档案在次年6月底前归档；科研类档案在项目完成后2个月内归档；基建类档案在项目完成后3个月内归档；办公自动化产生的电子文件实时归档。
第十二条 按照《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，报领导批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十三条 学院与其他单位分工协作完成的项目，我院作为主办单位的须将一套完整的文件材料立卷归档，我院作为协作单位的须将与自己承担任务有关的档案复制件送交档案馆保存。
第十四条 学院中的个人在从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的文件材料，要按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非公务活动中形成的重要档案材料，可以通过征集、代管等形式进行管理。
对所存档案和资料的保管情况要进行定期检查，注意防火、防盗、防虫、防霉变，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向领导报告，及时处理。档案的技术管理工作，要建立健全有关规章制度，由专人负责。
第四章 档案利用制度
第十六条 查阅档案应经过档案管理员的许可，说明查阅时间、查阅内容、查阅目的等，阅后及时归还。
第十七条 原则上本院内部工作人员因工作需要都可以借阅，但借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（一）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；
（二）需借出使用的按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；
（三）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；
（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；
（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；
（六）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；
（七）退休、调离本院的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
第十八条 档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
第五章 档案管理员职责
第十九条 认真贯彻执行本院有关档案工作的规章制度，忠于职守，积极工作。
第二十条 完成各类应归档文件材料的收集、整理、立卷工作。
第二十一条 妥善保管各类档案，并编制检索工具、汇编档案资料，提供档案利用。
第二十二条 整理档案，科学分类排列、系统编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作。
第二十三条 保护档案安全，并定期核对清理档案，保证账物相符。
