近年来，有许多函授毕业生因各种原因到校补办档案，打乱了学校正常的教学和学籍管理秩序，影响了继续教育学院的日常工作。为了规范档案管理，特制定本说明。
我校函授毕业生档案的基本构成如下：
（1）考生信息表（2000年之前为考生档案卡，2001-2004年为考生电子档案卡,2005年之后为考生信息表），该表可视为学生录取信息，由省招生部门或录取学校加盖公章。
（2）学员登记表（学生入学填报的个人信息表），有照片，无学校公章。
（3）毕业生成绩单，加盖学校公章。
（4）毕业生登记表，加盖学校公章(有照片的，照片不加盖公章)。
以上材料（1）-（4）项，如无缺失，学校不予补办其他任何档案材料，亦不开具任何证明，包括****年的招生简章。2014级(含)之后的学生，学校统一要求补齐，不应存在档案缺失情况。另我校授予的学位证书不配任何档案材料，敬请知悉。
补办档案的几种情况：
1.函授站发放毕业证书的时候，未将档案随毕业证书一起发放。此种情况函授站必须履行办学责任，负责将学生的档案整理好，尽快发放给学生。
2.学生的毕业成绩未转给校本部、转给校本部的成绩不全或教学系统中的成绩缺失。此种情况由函授站负责完善教学管理，补充缺失的档案数据，并将学生完整成绩（电子版、纸质版）转交校本部。
3.2018年以后的毕业生档案未密封、未加盖公章的。此种情况由函授站出具书面说明，加盖函授站公章，学生持书面说明到校为其档案加盖公章。
4.学生毕业档案因单位保管不善丢失或部分丢失的。此种情况由单位出具书面说明，书面说明要对学生档案的基本情况（档案构成（1）-（4）项）作出描述，加盖用人单位人事部门公章，学生持书面说明到校办理补档案手续。
5.学生档案因自己保管不善丢失或部分丢失的。此种情况由学生本人写出书面说明，书面说明要对学生档案的基本情况（档案构成（1）-（4）项）作出描述,加盖用人单位人事部门公章，并提出书面补办档案申请，学生持书面说明和书面申请到校补办档案。
请用人单位、函授站、补办档案的学生遵照执行。
二〇一九年七月三日
